怎么做费用冲减会计分录

在用手工办法进行会计核算中，当发生某一项需要冲减成本费用的经济业务时，可以根据借贷记帐法“有借必有贷，借贷必相等”的记帐规则，作与费用支出相反的会计分录即可，例如：收到黎明同志退回的差旅费，计现金50元，我们在做现金收入的同时，冲减管理费用支出，我们可以做分录如下：

　　借：现金50

　　贷：管理费用——差旅费50

　　这样现金增加了，原来多列的费用冲减了，这笔会计分录正确无误。但是实行会计电算化以后，这笔分录这样处理就给报表自动取数带来困难，因为费用报表是按借方发生额取数的，而费用冲减分录是从贷方转出应冲减的数据，并没有减少费用的借方发生额，所以报表自动生成的数字要比实际支出数大。

　　要解决报表取数问题，对这类业务的会计分录有两种做法（如上例）：

　　一种方法是：用红字冲销费用支出数，同时用红字冲销现金支出数，即：

　　借：管理费用——差旅费50

　　贷：现金50

　　这种会计处理办法虽然满足了报表的自动生成取数，但对现金收入用红字在贷方反映叫人难以理解和接受，实际工作中，有一小部分单位就是采用这种会计处理方法。

　　另一种方法是：在借方用红字冲减费用支出数，用蓝字借记现金的增加数，即：

　　借：管理费用——差旅费50

　　贷：现金50

　　这样做的理由是：冲减费用支出数在借方用红字反映，既符合会计原理上对“管理费用”科目的定义解释（借方反映费用的支出数，贷方反映费用的结转数），又可以满足报表自动生成取数的要求，收到现金做借方增加，既符合会计原理对“现金”的解释，也符合人们的习惯。但是它违背了借贷记帐规则。在实际工作中，大部分单位采用这种会计处理方法。

　　两种方法相比，后一种方法优于前一种方法，特别是在登记帐簿时，显得较为合理和比较容易理解。笔者倾向于选择使用后一种方法。

　　收入类帐务的类似冲减分录，可以参照以上办法处理。