记账凭证的输入格式设计与数据库设计

记账凭证是根据经过审核无误的原始凭证填制的。可以分为三种：收款凭证、付款凭证和转账凭证；也可以分为五种：银收、银付、现收、现付和转账凭证。对于经济业务量不大的单位，可以采用转账凭证一种形式，但如果是通用会计核算软件，则应分开考虑。

　　为了保证输入处理的直观性、方便性与准确性，设计一个清晰、美观的输入屏幕画面不但可以降低操作的差错率，而且也能够提高输入效率。记账凭证的屏幕格式一般可设计成跟手工凭证一样的格式，并至少应包括以下内容：

　　1.日期：首先显示当日系统日期，若不需要修改，用回车键确认，否则键入日期。

　　2.凭证号：从凭证号文件中调出后，由系统自动增加。

　　3.凭证类别：有默认值，允许用户选择。最好有校验功能，如收付款凭证中必须有现金或银行存款科目，收款凭证借方和付款凭证贷方必须有现金或银行存款科目等。

　　4.摘要：可直接输入汉字，或者输摘要码，自动产生摘要。也可将摘要内容中有关单位或个人的名称单独划出，另列一户名栏，以便于查询。

　　5.借、贷方科目代码：要能弹出科目表窗口，允许用户选择。

　　6.借、贷方科目名称：根据代码自动生成。

　　7.金额：操作员逐笔输入。

　　8.合计：可直接输入或由机器自动计算产生，直接输入合计数的好处是进行了一次总量校验， 即将系统计算的合计数据核对。这对一个应用系统是十分必要的。

　　9.审核记号：为安全起见，没有审核的凭证是不能记账的。

　　10.记账记号：可记录该凭证在总账中的记录号，或简单的用一个逻辑值判断是否入账。

　　11.操作员、审核员、记账员、会计员、收款员等：为明确责任必须记录，操作员与审核员不能是同一人。

　　以上是最基本的项目，为方便设计，也可加入一些其它信息，如原始单据号等。

　　电算化凭证与手工凭证有很大不同。手工处理时，当出现一借多贷、一贷多借或多借多贷在一张凭证中记录不下时，则在凭证编号中可采用：XXX-1，XXX-2或者1/N，2/N（XXX为凭证号，N为本笔业务的凭证总数）。

　　而在电算环境下，没有必要这样处理，虽然在屏幕上可以仅保留五至八行供接收数据用，但当一屏幕接收不下时，可以采用翻页或滚屏技术，使得一张凭证实际能够接收的记录数据是无限制的。