如何制作和使用原始凭证分割单

如何制作和使用原始凭证分割单
   单据分割，是指若干个单位共同承担一笔业务，只取得一张合法有效的原始凭证，因而需要将该单据分割成若干部分，以供各单位分别记账的会计行为。单据分割在有二级机构的报账单位用得较多。在日常工作中，单位在进行单据分割时通常作如下处理：一是将原始凭证复印，各单位在复印件上写上应分摊的金额批报入账;二是由取得发票单位或一级报账单位制作分配表，复印后提供给其他单位或二级报账单位入账。笔者认为上述两种处理方式均不妥，财政部《会计基础工作规范》规定：“一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担部分，开给对方原始凭证分割单进行结算”。如何制作和使用原始凭证分割单，以下谈谈我的拙见，供参考。
一、如何制作“原始凭证分割单”
   正常的原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容，如凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单位、金额和费用分摊情况等。故单位在进行单据分割时，应制作一张各要素齐全的“原始凭证分割单”（式样如图1），清楚写明要进行分割原始凭证的基本内容，包括：日期、数量、单价、金额、出具单位名称、接受凭证单位名称等；同时写明原始凭证分割情况，包括：本单位应分摊的金额、事项说明，并加盖保存凭证单位公章，经办人签章。“原始凭证分割单”连同原始发票复印件一并使用。如果会计事项较重要，或金额较大，分割单位要求提供“安徽省行政事业单位往来结算收据”时，为了准确反映会计事项的来龙去脉，单位也应制作“原始凭证分割单”，连同收据结算联一并交给分割单位。
   由于“原始凭证分割单”具备了原始凭证的支出功能，所以绝非简单的单据复印或白条说明，各项手续均应完备齐全，方可入账。
二、如何进行账务处理
   通常情况下，涉及到单据分割业务时，必然由某一个单位或一级报账单位作为业务主办方（以下简称主办单位），款项一般先由主办单位统一垫付，再由主办单位向各费用分割单位收取，在费用支付及分割过程中，主办单位及费用分割单位都应进行账务处理。
（一）主办单位付款时，凭原始凭证及“原始凭证分割单”作如下账务处理（以事业单位为例）：
  借：事业支出   ×××元
    其他应收款——A单位   ×××元
    其他应收款——B单位   ×××元
    ……
  贷：银行存款（现金或应付款）   ×××元
（二）主办单位在收到费用分割单位缴来款项时，开具“安徽省行政事业单位往来结算收据”收款并缴存财政专户，核算会计根据上述原始凭证再作如下账务处理：
  借：应缴财政专户款   ×××元
  贷：应缴财政专户款   ×××元
同时：
借：其他应收款——财政专户   ×××元
  贷：其他应收款——A单位   ×××元
      其他应收款——B单位   ×××元
      …… 
（三）费用分割单位根据“原始凭证分割单”、原始凭证复印件及“安徽省行政事业单位往来结算收据”如下账务处理：
  借：事业支出   ×××元
  贷：银行存款（现金）   ×××元
   单据分割业务是在一二级机构内部进行且二级单位未单独建账属报账制情况的，主办单位或一级报账单位也应分别出具“原始凭证分割单”，二级报账单位根据“原始凭证分割单”及原始凭证复印件向一级报账单位报账，一级报账单位直接作支出。
单据分割不是在二级机构内部进行，与外单位发生分割业务，单位根据“原始凭证分割单”及原始凭证复印件向会计中心报账，核算会计视业务情况作相应账务处理。
   单据分割是一项较为特殊的会计业务，如果不能正确运用，将会影响到会计信息的真实，也给会计舞弊提供了可能，所以应当慎用、少用为好。对于有二级报账单位且经费指标由一级报账单位控制，如各中心学校，中心学校与中小学校之间存在单据分割情况，中心学校可以通过下达“指标追减通知单”直接减少二级报账单位的经费指标，勿需再制作“原始凭证分割单”。