EXCEL财会教程-财务报表中车辆使用管理表

很多办公用品在使用中会产生费用，而使用又存在公事或私事两种情况，费用上就会有所区别。该怎么处理这类账务呢？这里以车辆使用为例，做简单讲解，财务人员可在实际应用中举一反三。
车辆使用管理表效果图

步骤01 新建工作表
启动Excel2007，创建新的工作簿，将Sheet1改名为“车辆使用管理表”。选中A1单元格，在编辑栏输入“公司车辆使用管理表”。在A2:J2单元格区域输入标题，并适当调整列宽，保证单元格中内容完整显示。选中A1:J1单元格区域，点击“合并居中”按钮。
步骤02 数据录入
将当月用车记录逐一录入，在录入时，按部门顺序录入。选中H3单元格，点击鼠标右键弹出快捷菜单，选择“设置单元格格式”→“数字”→“货币”→设置“小数位数”的值为“0”→“货币符号”选择人民币符号，点击确定完成设置。选中H3单元格，点击“格式刷”按钮，当光标变化后按着Shift键不放，点击J12单元格，完成H3:J12单元格区域的格式复制。现在，这个单元格区域的数字前自动生成了一个人民币符号。
步骤03 报销费公式的编制
当车辆使用时为了办公事，车辆消耗费可以报销，如果车辆使用为私事，那么车辆产生的消耗费则不予报销。本着这个原则，来编制报销费的公式。选中I3单元格，在编辑栏中输入公式：“=IF(D3="公事",H3,0)”，按回车键确定。
步骤04 报销费公式的复制
选中I3单元格，将光标放在单元格的右下角，当光标变成黑十字形状时，按着鼠标左键不放，向下拖动鼠标到I12单元格松开，就完成了I列单元格区域公式的复制。
步骤05 编制驾驶员补助费
选中J3单元格，在编辑栏中输入公式：“=IF((G3-F3)*24>8,INT((G3-F3)*24-8) *30,0)”，按回车键确定。选中J3单元格，将光标放在单元格右下角，当光标变成黑十字形状时，按住鼠标左键不放，向下拖动光标到J12单元格松开，完成J列公式的复制。
步骤06 插入部门合计行
为了方便观察和统计各部门用车情况，需要按部门进行分类统计。在不同的部门后插入两个空行，然后在C列按部门的不同，分别输入“业务部 计数”和“业务部门 汇总”，同时调整列宽保证单元格中内容完整显示。
步骤07 编制各部门计数、汇总公式
选中H6单元格，在编辑栏中输入公式：“=SUBTOTAL(3,H3:H5)”，按回车键确认。点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”→数字→数值→点击确定按钮。选中H7单元格，在编辑栏中输入公式：“=SUBTOTAL(9,H3:H5)”，按回车键确认。
知识点：SUBTOTAL函数返回列表或数据库中的分类汇总。
函数语法SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, ...)function_num：为1到11（包含隐藏值）或101到111（忽略隐藏值）之间的数字，指定使用何种函数在列表中进行分类汇总计算。
ref1、ref2：为要进行分类汇总计算的1到254个区域或引用。
　　 函数说明如果在ref1、ref2……中有其他的分类汇总（嵌套分类汇总），将忽略这些嵌套分类汇总，以避免重复计算。
　　 当function_num为从1到11的常数时，SUBTOTAL 函数将包括通过“隐藏行”命令所隐藏的行中的值，当你要对列表中的隐藏和非隐藏数字进行分类汇总时，请使用这些常数。当function_num为从101到111的常数时，SUBTOTAL 函数将忽略通过“隐藏行”命令所隐藏的行中的值。当你只对列表中的非隐藏数字进行分类汇总时，就使用这些常数。
　　 function_num对应的函数如下：
本例公式说明
=SUBTOTAL(3,H3:H5)，“3”对应COUNTA函数，表示返回H3:H5单元格区域中非　　空值的单元格个数。
=SUBTOTAL(9,H3:H5)，“9”对应SUM函数，表示对H3:H5单元格区域求和并返回值。
步骤08 跨行公式复制
在前面的例子中，我们已经掌握了连续单元格公式的复制，但是当单元格不间断不连续时，如果复制公式呢？方法很简单，就是我们熟悉的CTRL+C和CTRL+V命令。选中H6单元格，同时按下CTRL+C键，然后用鼠标选中H10、H14、H17、H21单元格，并同时按下CTRL+V键，公式和格式就同时复制完成了。比如，选中H21单元格，编辑栏中显示的公式就是：“=SUBTOTAL(3,H18:H20)”，Excel的职能化就此体现出来。使用同样的方法，对汇总公式进行复制。
步骤09 总计数与总计公式的编制
对本月车辆使用情况进行汇总统计，选中C23单元格，输入“总计数”，在C24单元格输入“总计”。选中H23单元格，在编辑栏中输入公式：“=SUBTOTAL(3,H3:
　　H20)”，按回车键确认。选中H24单元格，在编辑栏中输入公式：“=SUBTOTAL(9,H3:
　　H20)”，按回车键确认。
步骤10 完善表格
到此为止，工作表中的内容已经完成，现在来进行工作表最后一步的美化工作。首先，取消零值的显示。点击Office按钮→Excel选项→高级→此工作表的显示选项→去掉复选项“在具有零值的单元格中显示零”→确定。然后对字体、字号、边框线和填充色进行设置。