电算化系统的跨年度调整方法

目前已有越来越多的企业采用财务软件进行账务和报表处理，这给日常的会计核算工作带来了极大的方便。但当发生资产负债表日后事项、需要在财务软件系统中进行有关账务调整时，却显得比手工处理还麻烦，许多财会人员也莫衷一是。如何在财务软件中进行跨年度账项调整，企业的做法不一，目前主要有以下三种处理方式：

　　第一种，在财务软件系统内不作处理，而是将系统生成的报表导出，再用Excel直接对报表项目进行调整，并在工作底稿中对有关事项加以说明。

　　这种方法的出发点是认为系统内年结月结后都不宜进行任何处理。由于这种处理方法在财务软件系统内无任何调整处理，系统实际上起到的是日常业务凭证录入汇总的作用；而调整实际上是通过手工来完成。这样，一套完整的业务被分割为手工和电脑两块处理，当调整分录不仅限于利润分配业务时，在报表工作底稿上记录复杂的调整业务，不便于以后查询。

　　第二种，在上年年末未进行年结之前先备份一套账套文件、再将原账套进行年结后用于下年的日常会计业务处理。当有调整事项发生时，将全部调整凭证录入备份账套内，生成调整后的报表，再进行年结，然后在该次年结后生成的新账套内，导入下年凭证、继续下年以后月份的工作。

　　这种方法将资产负债表日后事项，视同报表当期的会计事项处理，保持账表的一致性和连续性。但这种方法与会计制度的有关规定相冲突，而且多次年结保留多个账套，存在故意更改会计信息的可能。并且当下年新增会计科目及核算项目数量较大时，导入凭证时会反复碰到因科目、项目不存在而无法导入的情况；为保持两个账套内科目、项目的一致，也需要较多的人工输入。

　　第三种，资产负债表日后事项的调整凭证录入下年使用的账套内，同时修改系统自动生成报表的计算公式，以原有报表取数公式加上手工计算的调整数，调整年初数或上年数。

　　这种方法符合会计制度的要求，工作量也小，是一种比较可取的方法。囿于资产负债表日后事项的会计处理原则，是将上年实际经营情况在本年反映，但如果调整事项涉及的业务范围比较广、金额较大，依据上年账务科目做的一些分析将不准确。虽然报表主要项目调整后符合上年实际，但用于专项分析的明细项目难以同时调整。

　　综合考虑会计信息连贯性和企业内部管理的要求，笔者认为：资产负债表日后事项的调整应采用第三种方法处理；当调整的金额较大时，应同时使用第二种方法将账务处理还原为业务当期，以利于内部分析。下面以实例说明。

　　例2002年底A企业总资产规模5000万元，应收账款1400万元，存货中发出商品400万元。会计师事务所审计时，发现“发出商品”科目反映的商品已送交其重要大客户，销售合同约定销售额（含税）为500万元，定金为合同销售金额的40%并已收到，A企业向客户开具收据并在“其他应付款”科目中反映200万元。

　　分析：这是一项销售业务，企业因货款未完全收到，不愿提前缴纳增值税而未确认销售收入。审计发现后，企业同意将该笔收入如实反映。

　　部分调整分录为：

　　（1）借：以前年度损益调整   400万

　　　　　　贷：发出商品             400万

　　（2）借：应收账款                     500万

　　　　　　贷：以前年度损益调整                  427万

　　　　　　　　应交税金——应交增值税（销项税额） 73万

　　（3）借：其他应付款  200万

　　　　　　贷：应收账款     200万

　　所得税等的调整分录略。

　　调整涉及的报表项目包括：营业收入、营业成本、应收账款、其他应付款、经营活动产生的现金净流量等。因该业务金额较大，如果依据明细账数据进行应收款账龄、存货周转率等的分析则受到较大影响。

　　假设A企业销售没有季节性，被调整的500万元收入的业务均匀分布于全年各月，2002年原报表销售收入为5000万元，原应收账款平均余额为1200万元。则依据原报表计算的应收账款周转率＝（5000/1200）＝4.16次，调整后的真实应收账款周转率＝（5000+427）/（1200+500/2）＝3.74次，两者相差0.42次，即应收账款周转天数相差10天。

　　假设2003年A公司改变销售政策，销售收入仍然是5000万元，应收账款平均余额降低至1100万元，则实际应收账款周转率25000/1100＝4.54次，但因调整事项记录在2003年，年初数被调增500万元，则依据报表数据计算的应收账款周转率=5000/（1100+500/2）＝4.02次。与实际数相差0.52次，相当于虚增应收账款天数10天，依据这样的财务报表进行分析往往会得出不恰当的结论，比如本例中有效但效果不是特别显著的销售政策就会被否定。所以为保证内部分析需要，应同时使用第二、第三种调整方法，分别保存不同的数据。

　　造成上述情况的根源在于，目前的财务核算系统与财务分析系统是同一个系统，不能按分析需要调整历史数据。只有当具有数据采集、转换、调整功能的专用分析系统普及的时候，财务核算系统才能做到“一套账”、严格地执行日清月结。